Как организовать онлайн-конференцию без ошибок

Как организовать онлайн-конференцию без ошибок

«Предвариловка». Про сроки и списки

Ошибка 1.

В самом начале у меня почему-то была уверенность, что всё просто: вжух — и конференция готова.

Месяца за три до старта я «выкатила» концепцию и пошла организовывать. Поэтому в какой-то момент состояние у меня и у всей команды было примерно такое: «Всё. Капец. Мы ничего не успеваем, всё пропало. А-а-а-а!»

В процессе всплывало так много разных нюансов, мелких дел, согласований (случались, кстати, и форс-мажоры), что казалось, я не конференцию готовлю, а завоевание Европы.

Не делайте так.

Совет: Организация и продвижение события требуют времени. Если вы делаете это в первый раз, то готовьтесь заранее. Чем раньше вы начнете, тем лучше. Поверьте.

Помните, что многие звездные спикеры «расписаны» на полгода вперед. Велика вероятность, что если вы придете к ним за месяц до выступления с приглашением на свое мероприятие, то получите отказ.

Ошибка 2.

На предварительном этапе я забыла прописать список всех действий, которые предстоит совершить в процессе. А это важно.

Пропишите всё. Нет, не так — пропишите ВСЁ, что вам предстоит сделать. Сначала просто сплошным потоком. Получится сырой список. Многие пункты в нем сами по себе будут глобальными задачами, которые тоже придется разбивать на список шагов. Но уже на этом этапе вы сможете оценить, во что ввязываетесь. И, возможно, задать себе вопрос: «А оно мне точно надо?»

Если точно надо, то двигаемся дальше.

Мы в Академии сейчас готовим новое онлайн-событие, которое пройдет в июне и будет посвящено исключительно рекламным текстам. В этот раз список всех действий я решила организовать в формате интеллект-карты. Наглядно, удобно отмечать, что уже сделано, кто за что будет отвечать, что надо отдать на аутсорсинг и т. д.

Совет: Я рекомендую пойти с этим списком к человеку, который уже проводил что-то подобное, а еще лучше — к эксперту в event-индустрии. Напроситься на консультацию, заплатить деньги, пообещать почку — сделать всё, чтобы человек посмотрел на ваш список и рассказал, что с ним не так. Поверьте, это в дальнейшем убережет от многих ошибок.

Работа со спикерами

Увлекательное занятие. Я не иронизирую. Это выход из зоны комфорта, колоссальное развитие навыков нетворкинга, тренировка стрессоустойчивости и вдохновляющие диалоги. Даже просто ради этого можно ввязаться в авантюру под названием «Организуй онлайн-конференцию».

Ошибка 3.

В самом начале я подготовила стандартное сообщение для всех спикеров и, радостная, побежала с ним приглашать звезд. Хорошо, что поняла свою ошибку достаточно быстро.

Если вы будете слать стандартное, одинаковое приглашение, выйдет ерунда.

Поэтому сначала изучите эксперта. Его сайт, блог, ленту в социальных, продукты, загруженность. Возможно, человек выступает только за деньги. Или за большие деньги.

Основательно продумывайте первое сообщение. Не забывайте про выгоду спикеров. Но не фальшивьте. Если спикер без того известен и не нуждается в пиаре, то не надо ему писать, что у него уникальная возможность пропиарить себя на вашей чудесной конференции. Ищите другую выгоду.

У меня был сильный аргумент — спикеры могли продавать свои продукты.

Ошибка 4.

Ошибка не очень страшная, но всё же.

Я не одна собирала спикеров на нашу конференцию. Мне помогала вся команда. Это нормально. Но ненормально было то, что после договоренностей со спикерами начинали общаться два-три человека.

Понятно, это вызывало легкое раздражение у экспертов. Да и внутри команды мы тратили время на согласования: «А ты Елене уже написала? А Дмитрию презентацию кто передал?»

Не делайте так!

Совет: Звать спикера на мероприятие могут разные члены команды, просто потому что у кого-то есть выход на спикера, а у вас его нет. НО! как только договоренность достигнута, дальше всю переписку, общение, координацию должен вести один человек.

Ошибка 5.

«Зачем мне дизайнеры? Я же сама всё могу», — подумала я и совершила огромную глупость.

Лендинг нашей конференции не отругал разве что ленивый. Там еще была проблема с настройками мобильных форм от GetResponse.

Сказать, что это было неприятно? Ха! Я билась головой об стену 🙂

Поэтому, друзья

Совет: Не жадничайте. Не стремитесь показать свои безграничные способности и безупречный вкус. Короче, не занимайтесь ерундой, заказывайте дизайн лендинга у профессионала.

Но не забывайте, что звезды на лендинге — это ваши спикеры. Именно они «продают» ваше мероприятие. С этим блоком у нас как раз проблем не было.

Документооборот

Ошибка 6.

Вот это головная боль, о которой я с самого начала даже не подозревала. В итоге документы создавались по ходу. Их делали разные исполнители. В разных местах. В Dropbox, Google Docs, на Яндекс.Диске.

В команде мы кидали документы или ссылки на них через скайп, по почте, в сообщениях на Facebook. Потом не могли найти нужную ссылку. Тысячу раз переспрашивали друг друга, где что лежит. Кошмар!

Не надо так!

Совет: Пропишите список документов, которые вам понадобятся. Решите, на каком носителе/облаке они будут храниться. Распределите, кто за какой документ отвечает. Назначьте «мастера ключей» — одного ответственного за весь документооборот.

В каждом случае набор документов будет свой. Но, возможно, пригодится кое-что из нашего списка →

Анкета для спикеров. Вам надо собрать регалии спикера, контакты, ссылки на его каналы и продукты. Если готовите блиц-интервью, то вопросы для него.

Текст анонса вашего мероприятия для спикеров и информационных партнеров. Для рассылок и/или для социальных сетей — с utm-метками. Баннеры.

Фото спикеров. Они нужны не только для лендинга, но и для постов в блог и сообщества, для аватаров в вебинарной комнате.

Документ с utm-метками для разных каналов, рекламных компаний, постов, чтобы потом собрать статистику.

Расписание выступлений и расписание тестирования площадки с каждым спикером.
Информация о партнерах. Это нужно тому, кто будет вести конференцию, чтобы во время рекламных пауз он знал, что рассказывать про партнеров.

Шаблон презентации

Документ с нужными ссылками и сообщениями, которые необходимо кидать в чат во время трансляций. Ссылки на аккаунты, сайты, блоги спикеров. Ссылки на ваши каналы, продукты, материалы. Сообщения типа «Если у вас пропал звук, попробуйте обновить страницу», «Ведите себя корректно». Этот документ должен быть под рукой у вашего технического помощника, который будет дежурить во время трансляций в чате.

Алгоритмы для команды. Например, как писать саммари, какие письма писать по базе. В какой момент к работе приступает корректор, какую метку он должен поставить, чтобы все знали, что текст вычитан. Когда отправлять письма с ссылками на комнату. Какие анонсы делать в сообществах в социальных сетях.

Что получилось?

Наверное, в наших действиях можно найти еще миллион ошибок. И опытные организаторы, конечно, найдут. Но, несмотря на них, конференцию мы всё-таки провели. И у нас получилось хорошо. Участники конференции дали обратную связь — все получилось))

Совет: Под мероприятие создавайте место для нетворкинга. Это может быть, например, канал в Telegram или группа в социальных сетях. Мы сделали закрытую группу на Facebook #ДавайПиши.

Было ли тяжело? Было, конечно. Хочу ли я всё это повторить? ДА! И обязательно буду.

Как организовать онлайн-конференцию без ошибок